Nyerő tárgyalási technikák üzletkötéskor

Befektető úr besétál a vörös diplomás Agrármérnök irodájába, hogy egyeztessék együttműködési szándékaikat. Agrármérnök kitűnő volt az egyetemen, szakmai tudása legalább olyan pontos, mint svájci órája, szürkeállománya verhetetlen. A tárgyaláson mégis izzad a tenyere, lyukas sportcipője kilóg az asztal alól, és nem érti, miért nem lehet két hokedlin üldögélve megbeszélni a fontos kérdéseket. Befektető feszeng jól szabott öltönyében, halványkék nyakkendője gigáját szorítja, mialatt a hokedlin fészkelődik. Mit gondol? Eredményes lesz ez a tárgyalás?

Bár példánk kicsit túlzó, szeretnénk elkerülni, hogy vállalkozó olvasóink hasonló szituációban találják magukat. Összegyűjtöttük tehát azokat az ismereteket, melyek elsajátításával rutinos tárgyalóvá válhatnak. Öltözködésünket sem a sapkával kezdjük, ezért elsőként tekintsük át, mit kell tennünk a tárgyalás menetének ecsetelése előtt, "nulladik lépésként"!

Tárgyalás előtt készüljön fel az üzleti partner cégéből, esetleg magából a partnerből is. Saját vállalkozása ügyeinek áttekintéséről se feledkezzen meg! Minden szükséges adatnak fejben, vagy papíron, de mindenképp kéznél kell lennie. Különben nagyon kellemetlen helyzetbe kerülhet...

Kötelező légkörteremtés

A tárgyalás már a partner érkezésének pillanatában eldőlhet, ha nem vagyunk kellően felkészültek és segítőkészek. A vendéget fogadni kell, nem tanácsos várakoztatni, mert a tétlenség feszültséget szül, akkor pedig nem lehet tisztán gondolkodni. Lehetőleg ne a főnöki szobából ordítsunk ki titkárnőnknek, hogy "Ilonka, nyissa már ki azt a nyüves ajtót!"

Ilonkának is tudnia kell a leendő üzlettárs érkezéséről. Pontosan tájékoztassuk, ki érkezik és milyen célból. Tonk Emil, az Üzleti Akadémia tulajdonosa szerint, sokat elárul partnerünk szándékairól, ha a fogadtatásunk rideg és fellengzős. "Sokan alkalmaznak lélektani hadviselést, pedig ezzel éppen ellenkezőjét érik el annak, mint amit szeretnének. A tárgyalópartner ettől félelmet és szorongást fog érezni, nem köt kompromisszumokat."

Ha a szívélyes fogadtatás megtörtént, ajánlatos egy kötetlen beszélgetéssel indítani. Milyen volt az út idefelé? Van dugó a városban? Hogy telt a nyaralás? Ha van közös érdeklődési kör, érdemes említeni a legfrissebb híreket a kedvenc focicsapat helyzetéről. Haszontalannak tűnhet, mégis fontos a társalgás, hiszen az oldott hangulat nem alakul ki önmagától.

Kerülje a T-alakú asztalokat!

A tárgyalásnak otthont adó helyiség maga is számtalan apró jelzést küld a vendég felé. Az asztal központi szerepet tölt be a beszélgetés során. Egy T-alakú asztal végén helyet foglaló üzletember nem hajlik arra, hogy saját elképzeléseiből engedjen. Nyersen tálalja a tényeket, és ha nem tetszik az ajánlat partnerének, akkor sem tágít. A tökéletes egyenrangúságot a kerekasztal képviseli. Ez esetben nincs asztalfő, nincsenek sarkok és térkülönbségek, ami miatt valamelyik fél alárendeltnek érezhetné magát.

Négyszögletű asztalnál legjobb egymással szemben helyet foglalni. Ez nem támadópozíció, sőt, a partner figyelése szempontjából a legelőnyösebb. Ha az üzletemberek egymás mellett ülnek, nem látják tisztán a reakciókat, és folyamatosan befurakodnak a másik személyes terébe. Háromszög alakú asztalhoz ülve arra számíthatunk, hogy érkezik még egy vendég. Gyakran a jegyzőkönyvet készítő titkárnőnek tartják fenn a helyet, de az is előfordulhat, hogy "ellenfelünk" erősítést kér.

Zavaróan dekoratív elemek

Lényeges a díszítés is. A tárgyalótermek nem véletlenül ridegek és unalmasak, hiszen a túlzottan díszes falak és tárgyak elvonnák a figyelmet. Befolyásolja a koncentrációt a tárgyaló feje mögötti tér is. "Részt vettem olyan megbeszélésen, ahol a vezető mögött egy hatalmas ablak helyezkedett el. Ezen keresztül egy golfpályát lehetett látni. Ezután egyszerűen képtelenség volt a hallottakra koncentrálni" - mondja Tonk Emil.

Arra is van példa, hogy a háttér hatalmas, szebbnél-szebb nőkkel teli festményt rejt, amely talán nem is véletlenül van ilyen fifikásan elhelyezve.

A természetes fény hiánya feszélyezheti a vendéget, ez szintén szorongásokat szül. Leleményes, illetve manipulatív üzletemberek szívesen használják titkárnőjüket figyelemelterelésre. Ha a hölgy eléggé dekoratív, elég, ha csak bennmarad a szobában és néha tesz egy-egy kört a kávéval vagy pogácsával.

Külcsín híján viszont aktív megzavarási műveletekre kérhetik fel őt. Elnézést, hozhatok egy kávét? Jaj, ne haragudjon, elfelejtettem mit kér hozzá, cukrot vagy tejszínt? Ásványvizet mellé? Van egy kis kekszünk is... És mire huszadszor nyitja és csukja az ajtót, a vendég el is felejti, hova akart kilyukadni.

A napi tájékozottság és az átlagfeletti intelligencia semmiképp sem hátrány egy üzletembernél. Előfordulhat, hogy a tárgyalás elején vagy végén másra terelődik a szó, és roppant kínos, ha egy feldobott  beszédtémánk értetlen fülekre talál.

Ígéretes időpontok

A tárgyalási időpont kiválasztása csökkentheti, de növelheti is esélyeinket "ellenfelünkkel" szemben. Hétfőre és péntekre nem szerencsés bejelentkezni. A hét első napja többnyire az eligazítás - néhol felfordulás - ideje, pénteken pedig már a hétvégéről álmodozik mindenki. Nem lesz könnyű reménybeli üzlettársunkkal egyezkedni, ha az már a hétvége várható örömeit képzeli maga elé. Ilyenkor úgyis csak sürgetésre törekszik. Tanácsos tájékozódni afelől, hogy a hét mely napján tartanak értekezletet.

Ezt az időpontot ugyanis messziről el kell kerülni, nehogy ütközzünk, megvárassuk, vagy ő várasson meg minket. Ideális tárgyalónap a kedd, szerda és a csütörtök. A nap kiválasztásán túl, az egyes napszakok közt is vannak ideálisak és kevésbé jók. A kora reggeli vagy a késő délutáni órák a legalkalmasabbak a tárgyalásokra.

A felek létszáma tárgyalások alkalmával ugyan nem kötött, de úgy tisztességes, ha mindkét oldalon ugyanannyian képviselik az érdekeket. Ezt előre kell egyeztetni kell, hogy az erőfölény miatt ne alakuljon ki kellemetlen helyzet.

Délben nem szerencsés korgó gyomorral a befektető igényeit hallgatni, miközben leginkább egy nagy tányér csirkepörköltre vágyunk. Ha pedig éppen túl vagyunk az ebéden, úgy a ránk telepedő álmosság állhat az aktív figyelem útjába. Az időtartamot mindig a kihívott fél szabja meg. Annyi időbe kell belesűríteni kívánságainkat, amennyi partnerünk rendelkezésére áll. Utóbbiról persze érdemes előre érdeklődni.

A test beszél

A tárgyalási kommunikáció kétharmadát a testbeszéd teszi ki, csak harmadrészben számítanak a szavak. Minden mozdulat informatív, az eszközhasználat (babrálunk-e a tollal), a mimika, a szemkontaktus (illetve annak hiánya), csakúgy, mint a testtartás. Aki széke szélén ülve billeg, bizonytalanságot sugall. (És valószínűleg végképp elveszíti tekintélyét, ha egyik pillanatról a másikra eltűnik az asztal alatt.) A nagy terpesz, és a széken szétfolyó, hanyag testtartás arra utal, hogy a partner többet mutatna annál, mint amennyit nyújtani tud. A görnyedés és a szemkontaktus kerülése a tudás, felkészülés hiányosságaira utal. A legjobb, ha székünkön stabilan ülve, egyenes testtartással, kevés gesztussal kommunikálunk.

Mielőtt döntést hozna, nyugodtan kérjen gondolkodási időt. Ilyenkor nem tilos a teremben fel-alá járkálni, visszavonulni a főnöki szobába vagy telefonon konzultálni a tulajdonostársunkkal.

Tárgyalási epizódok

Első epizód: A vendégfogadás és kötetlen beszélgetés után a prezentáció következik. A prezentáció során mindkét fél ismerteti elképzeléseit. Ebben a szakaszban már kiderül, hogy a célok mennyire állnak közel egymáshoz. Ezért érdemes már a találkozás előtt eljuttatni leendő üzlettársainkhoz az ajánlatokat. Ha az igények nem találkoznak, már itt kiderülhet. Konkrét célok nélküli beszélgetésnek gyakran "árnyékboxolás" a vége.

Második epizód: A kompromisszumok szakasza. Időben és felkészültségben ez a legfontosabb. Ilyenkor kezdődik a mentális küzdelem. Meg kell találni az egyenes utat egymás céljai felé.

Harmadik epizód: Ha megtaláltuk az ösvényt az igények két végpontja között, valamelyik fél ajánlatot tesz a végső megállapodásra. Itt azonban nem ér véget a mérkőzés, csupán túlestünk néhány meneten. Némi verítéktörlés után jöhetnek az utolsó összecsapások.

Negyedik epizód: Ha mindkét félt kielégíti a megoldás, jöhet a megerősítés. Ez történhet szóban vagy írásban, készülhet róla jegyzőkönyv (amit mindkét fél aláír), emlékeztető (amit a házigazda juttat el a partnernek), de a felek tehetnek szándéknyilatkozatot is. A megerősítésben rögzítik az ígéreteket és a végső megoldást.

Ötödik epizód: Szánni kell időt a tárgyalás lecsengetésére is. Ezt a szakaszt nevezik követésnek. Ha szépen le tudjuk zárni a találkozást, ezzel egy időben a következő megbeszélést is elő tudjuk készíteni. Intelligens tárgyaló ilyenkor feljegyzi magának az esemény tanulságait, levonja a konzekvenciát, hogy a későbbiekben ne kövesse el ugyanazokat a hibákat.

A dressz kódolása

A legbiztosabb a klasszikus sötét öltöny, világos ing felállás, ami nyáron bizony nem kíméli a férfiak hő-háztartását. Hölgyeknél a kosztüm, és a zárt blúz kötelező, lábujjakat takaró cipővel. Bár mindez evidensnek tűnik, mégis előfordulhat, hogy egy rafinált business woman méteres dekoltázsa "harmadik résztvevővé" válik a tárgyalás során.

Tonk Emil szerint az öltözetet az egyéniség is befolyásolja. "Láttam már olyan férfit, aki úgy nézett ki, mintha megszállta volna a szivárvány. Más típusnak azonban jól állt egy színesebb, de nem hivalkodó együttes is."

Ha már ruha, akkor nem maradhatnak el a kiegészítők sem. Komolytalan, ha a nyolcvanas évekből ránk maradt "vetkőző nős" penna virít izgatott ujjaink között. Legyen egységes a táska, a határidőnapló, a telefontok. Minden, ami csak kezünk ügyébe kerülhet.

Ha autónkról nem virít, hogy méregdrága, akkor sem kell aggódni. Sokkal inkább számít a kocsi ápoltsága, sőt, az is, hogy tulajdonosa miképp bánik vele. Ne rúgjuk be az ajtaját kiszállás után, főleg ne sarkantyús csizmában és "Clint Eastwood forever" feliratú farmeringben. És ha mégis aggódunk az előítéletek miatt? Akkor hagyjuk ötven méterrel arrébb és sétáljunk be két lábunkon, amiről ne hiányozzon a fekete, fényes bőrcipő.